Sophos Verhaltenskodex Gegen Bestechung Und Korruption

Vorwort von Steve Munford, C.E.O. von Sophos Limited:

"Da die Abschaffung von Bestechung und Korruption ein elementarer Bestandteil unserer Grundwerte ist, bitte ich Sie, diesen Verhaltenskodex aufmerksam zu lesen. Wir müssen rechtlichen Verpflichtungen nachkommen und die Integrität unseres Unternehmens wahren. Sie müssen diesen Kodex einhalten und Sie haben meine Zusicherung, dass, auch wenn dies dem Geschäft nicht zuträglich sein sollte, Ihnen daraus keine Nachteile entstehen werden."

Dieser Verhaltenskodex hat zum Ziel, die von Sophos hochgehaltenen Werte, Grundregeln und Verantwortlichkeiten festzulegen und wir erwarten von unseren Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten, Händlern, Ratgebern, Beratern, Auftragnehmern, Agenturen und sonstigen Vermittlern, die uns vertreten, dass sie diese in Bezug auf Bestechung und Korruption einhalten.

Alle Direktoren und Mitarbeiter sind zur Einhaltung dieses Kodex verpflichtet. Gleichfalls gilt dieser Kodex für alle Personen mit denen Sophos assoziiert ist, wie unter anderem: Partner, Lieferanten, Händler, Ratgeber, Berater, Auftragnehmer, Agenturen und sonstige Vermittler, die uns vertreten.

Die Einhaltung dieses Kodex ist eine zwingende Verpflichtung.

ARTIKEL 1: VERBOT VON BESTECHUNG UND KORRUPTIO

Sophos beteiligt sich in keiner Weise an Bestechung oder Korruption.

Es gehört zu unserer Politik, alle staatlichen Gesetze, Richtlinien und Vorschriften in den Ländern, in denen wir tätig sind, einzuhalten. Weltweit erklären immer mehr Länder Korruption und Bestechung zu einer illegalen Handlung und bestrafen den Bruch dieser Gesetze streng.

Sophos befasst sich ausführlich mit jedem Verdacht auf Bestechung oder Korruption. Gegen alle an einem derartigen Vorkommnis Beteiligten werden Disziplinarmaßnahmen durchgeführt, was bis zu einer Beendigung der Beschäftigung oder des Vertrags und Meldung dieser Personen bei den relevanten Behörden und Strafverfolgungsbehörden führen kann. Sophos unterstützt diese Behörden bei jeglicher Art von Strafverfolgung gegen diese Personen. Unter allen Umständen vertritt Sophos die Richtlinie der Null-Toleranz gegenüber Bestechung und Korruption.

Diese Politik schließt auch alle unsere Geschäftsabschlüsse und Transaktionen in allen Ländern ein, in denen Sophos bzw. unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen tätig sind. Lokale Gebräuche und Praktiken sind keine Rechtfertigung für eine Abweichung von dieser Politik.

Selbst wenn Sophos dadurch Geschäft oder Geld verlieren sollte, werden Sie niemals Nachteile aufgrund einer Erfüllung dieser Richtlinien und Verfahrensweisen erleiden. Wenn Sie einen Verdacht oder Befürchtungen hegen, dass diese Richtlinien durch das Verhalten einer Person oder durch Umstände möglicherweise nicht eingehalten werden, ist es wichtig, dass Sie diese unverzüglich melden, damit diese Verdachtsmomente und Befürchtungen sofort überprüft werden und auf sie reagiert werden kann.

Jeder Einzelne von uns ist persönlich für das Befolgen dieser Richtlinie verantwortlich. Dies schließt auch unsere obersten Manager und Direktoren mit ein.

Sollten Sie diesbezügliche Verdachtsmomente haben und diese nicht melden, kann dies Disziplinarmaßnahmen für Sie einschließlich der Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses bedeuten. Wir meinen es wirklich ernst.

Sophos überprüft das Risiko einer Verwicklung in Bestechungs- und Korruptionspraktiken regelmäßig und diese Bewertungen dienen uns als Handlungsgrundlage. Beachten Sie deshalb auch künftige Aktualisierungen und Anpassungen des von uns eingeführten Programms gegen Bestechung.

Gemäß der Gesetzgebung des Vereinigten Königreichs werden Bestechung und Korruption mit Gefängnis und Strafgeldern geahndet. Sollte festgestellt werden, dass ein Unternehmen an einer Korruption beteiligt war, kann es von Ausschreibungsverfahren für Regierungsaufträge ausgeschlossen werden, was seinem guten Ruf unermesslichen Schaden zufügen würde.

Bei jedem Bestechungs- oder Korruptionsfall, der uns bekannt wird, stellt Sophos dies unverzüglich ab und leitet disziplinarische Schritte ein. Um Zweifel auszuschließen, wir lassen uns nach Feststellung einer Bestechung oder Korruption rechtlich über die Möglichkeiten zur Entlassung aller daran beteiligten Mitarbeiter/innen beraten, wie auch über unsere Pflicht, diese Angelegenheiten den dafür gesetzlich zuständigen Behörden zu melden.

Bestechung und Korruption sind eine unwillkommene Begleiterscheinung bei Geschäften und im öffentlichen Leben in vielen Ländern. Sophos ermutigt und unterstützt unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Entscheidungen im Einklang mit unserer erklärten Haltung gegenüber Bestechung und Korruption zu treffen. Wenn es unseren Interessen dient, führt Sophos Verhandlungen hart auf hart, jedoch beachten wir dabei immer unsere Verpflichtung zu Professionalität, Fairness und Integrität.

Sophos verbietet Bestechung und Korruption zu jedem Zeitpunkt und in jeder Form, direkt und indirekt auch über Agenten, Partner und sonstige Vermittler.

Bestechung bedeutet, einer anderen Person unzulässige geldliche oder andere Vorteile anzubieten, zu versprechen, zu geben oder von ihr entgegenzunehmen. Unter anderem gehören dazu:

  • * alle öffentlich Bediensteten auf nationaler, lokaler oder internationaler Ebene;
  • * alle politischen Parteien, Parteifunktionäre oder Kandidaten; und
  • * alle Direktoren, leitenden Angestellten, Mitarbeiter oder Agenten einer andere
  • Organisation, oder eine Person

in der Absicht, ein Geschäft oder einen anderen Vorteil, außer durch legitime und angemessene Mittel zu erhalten oder zurückzuhalten.

Korruption schließt die Aufforderung zur Bestechung ein, unabhängig davon, ob sie mit einer Drohung verbunden ist, falls die Aufforderung abgelehnt wird.

Sophos betrachtet jedes Schmiergeld (in bar oder als Sachleistung) an staatliche Bedienstete oder Mitarbeiter der anderen Vertragspartei als Bestechung.

Sophos sieht auch die Einschaltung von Vermittlern, wie Agenten, Auftragnehmern, Beratern oder anderen Dritten, für Zahlungen an staatliche Bedienstete oder die Mitarbeiter der anderen Vertragspartei, deren Verwandte, Freunde oder Geschäftspartner als Bestechung an.

Für uns gelten auch alle Zahlungen und sonstigen, gewährten Vorteile als Bestechung, die an eine Person geleistet werden, wenn diese nicht vollständig und ordnungsgemäß in den Bestimmungen des Vertrags, der unserem Geschäft zu Grunde liegt, enthalten sind.

Auch wenn Sophos dadurch ein Geschäft verlieren sollte, werden für unsere Mitarbeiter/innen dadurch nie eine Rückstufung, ein Nachteil oder andere negative Folgen entstehen, wenn er/sie die Zahlung einer Bestechung ablehnt.

Persönliche Sicherheit

Sophos ist sich bewusst, dass die Forderung nach Bestechungszahlungen von Drohungen gegen die persönliche Sicherheit begleitet sein kann. Obwohl dies wahrscheinlich selten vorkommt, können Sie bei einer unmittelbaren Bedrohung Ihrer Sicherheit Ihr persönliches Wohlergehen an oberste Stelle setzen; selbst dann, wenn dies bedeutet, dass Sie eine Zahlung vornehmen, die im Widerspruch zu diesem Kodex steht. In diesem Fall müssen Sie alle Umstände der Drohung und der Zahlung unverzüglich dem Justitiar von Sophos melden. Wenn Sie nach dem Erhalt der Drohung ausreichend Zeit haben, um den Justiziar vor der Zahlung zur Vermeidung von Schaden an Ihrer Person zu informieren, müssen Sie dies tun.

ARTIKEL 2: UMFANG

Alle Mitarbeiter/innen und jede Person, die mit dem Geschäft von Sophos verbunden ist, unterliegt diesem Verhaltenskodex und unserem Programm gegen Bestechung

Allgemeine Gültigkeit

Diese Richtlinie ist für alle Geschäftseinheiten von Sophos verbindlich und erstreckt sich auf alle geschäftliche Verhandlungen und Transaktionen unter unserer Führung in allen Ländern, in denen wir, unsere Tochtergesellschaften oder unsere verbundenen Unternehmen tätig sind. Diese Richtlinie gilt in allen Ländern der Welt, ungeachtet der lokalen Praktiken und Gebräuche.

Diese Richtlinie gilt weltweit für alle Angestellten, leitenden Angestellten, Direktoren und Mitarbeiter (einschließlich Auftragsnehmern und Zeitarbeitern) unseres Unternehmens. Sie ist auch für unsere Agenten, Partner, Händler, Vertriebshändler, Berater, Auftragnehmer, Ratgeber und sonstigen Vermittler oder Drittparteien gültig, die in unserem Namen handeln oder Sophos repräsentieren. Alle Aktivitäten im Namen von Sophos müssen ungeachtet der lokalen Gesetze oder Kulturen konform mit dieser Politik durchgeführt werden.

Sophos betreibt die Politik der Verantwortlichkeit jedes Einzelnen. Jeder Einzelne von uns ist für die Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich.

Agenten, Händler, Berater und sonstige Drittparteien

Wann immer Sophos Agenten, Partner, Wiederverkäufer, Händler, Marketingberater oder eine Drittpartei im Zusammenhang mit einem Geschäft einstellt oder an sich bindet müssen wir deren guten Ruf, wirtschaftliches Eigentum, professionelle Leistungsfähigkeit und Erfahrung, sowie die finanzielle Situation und Kreditwürdigkeit dieser Person und deren Nachweis über das Beachten der geltenden Gesetzgebung in unserem eigenen Land und in anderen Ländern nachprüfen.

Alle verdächtigen Angelegenheiten, die eine diesbezügliche Untersuchung ans Licht bringt, müssen unserem Justiziar gemeldet werden.

Nachdem Sophos eine Drittpartei engagiert hat, haben Sie die Pflicht, deren Aktivitäten laufend zu überwachen und ggfs. Ihren Verdacht dem Justitiar zu melden. Wenn Ihnen bekannt ist oder Sie begründetermaßen annehmen, dass gegen diese Richtlinie verstoßen wurde, verstoßen wird oder möglicherweise verstoßen wird, müssen Sie dies unserem Justitiar melden und unter den gegebenen Umständen versuchen, die Zahlung oder das Versprechen einer Zahlung zu verhindern.

Akquisitionen

Jedes Mal, wenn Sophos ein Unternehmen als laufendes Geschäft erwirbt, muss in der mit der beabsichtigten Akquisition verbundenen Due Diligence-Überprüfung eine Untersuchung über die Einhaltung des englischen Bribery Act 2010 und der zugehörigen Gesetze und Vorschriften durch das Zielobjekt durchgeführt werden.

Joint-Ventures

Wenn wir beschließen, eine Geschäftsbeziehung mit einem Joint-Venture-Partner einzugehen, muss eine Überprüfung des zukünftigen Joint-Venture-Partners in ähnlicher Weise stattfinden, um den guten Ruf, das wirtschaftliche Eigentum, die professionelle Leistungsfähigkeit und Erfahrung, sowie die finanzielle Situation und Kreditwürdigkeit des zukünftigen Joint-Venture-Partners, wie auch seine bisherige Einhaltung des englischen Bribery Act 2010 und der zugehörigen Gesetze und Vorschriften zu überprüfen.

Vergabe von Verträgen

Personen oder Firmen, die Sophos Waren oder Dienstleistungen liefern, oder dies in ihrem Namen tun, müssen unseren Normen entsprechen und unsere Politik und den Verhaltenskodex in Bezug auf Bestechung und Korruption befolgen, oder anderweitig davon ausgehen, dass ihre Verträge beendet werden und wir alle Verluste, die uns daraus entstanden sein können, aktiv wieder eintreiben werden.

Sophos hat Standardklauseln zur Aufnahme in unsere Handelsverträge ausgearbeitet, die sich im Wesentlichen auf Bestechung und Korruption beziehen und die uns ermöglichen, Verträge bei einer festgestellten Bestechung zu kündigen. Sofern dies nicht ausdrücklich anderweitig durch die Sophos Rechtsabteilung schriftlich genehmigt wurde, müssen alle Verträge mit Partnern, Wiederverkäufern, Händlern, Beratern und anderen Drittparteien unsere Standardklauseln gegen Bestechung enthalten.

Schulungen

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Pflichten in Bezug auf unsere Null-Toleranz von Bestechung und Korruption verstehen, werden Ihnen diesbezügliche Schulungen angeboten. Je nach Ihrer Funktion kann die Länge und Häufigkeit dieser Schulungen unterschiedlich sein. Die Teilnahme an mindestens einer dieser Schulungen pro Jahr ist vorgeschrieben.

Disziplinarverfahren

Die Nichteinhaltung dieser Richtlinie ist Kündigungsgrund oder Grundlage für eine andere Disziplinarmaßnahme. Bei Fragen in Bezug auf diese Richtlinie wenden Sie sich bitte an den Justitiar von Sophos.

Handhabung der Richtlinie und des Kodex

Der Justitiar von Sophos oder ein anderes Mitglied unserer Rechtsabteilung führt die tägliche Handhabung und Durchsetzung dieses Kodex und der Richtlinie durch. Die Geschäftsleitung von Sophos behält sich vor, als oberste Kompetenz dafür zu sorgen, dass wir alle diese Null-Toleranz von Bestechung und Korruption einhalten.

Mitarbeiter, Joint-Venture-Partner, Ratgeber, Berater, Auftragnehmer, Agenten und alle sonstigen Vermittler, die uns repräsentieren, werden darin unterstützt, ihren Verdacht auf diesbezügliches Fehlverhalten zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu äußern. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Whistleblowing-Politik von Sophos entscheidend sein kann.

Sophos wird Feedbackverfahren zum Führen von genauen Aufzeichnungen einführen, damit wir sicher sein können, dass wir Bestechung und Korruption effektiv entgegenwirken. Alle Mitarbeiter oder jede andere Person, für die diese Richtlinie relevant ist, müssen unverzüglich seinen oder ihren Vorgesetzten oder den Justitiar von Sophos darüber unterrichten, wenn Sie vermuten, dass möglicherweise gegen diese Richtlinie verstoßen wird oder dass ein Verstoß bereits stattgefunden hat.

Die Unterlassung einer derartigen Mitteilung ist ein Disziplinarvergehen und wird als solches behandelt. Disziplinarmaßnahmen können die sofortige Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses, einer geschäftlichen Vereinbarung oder Beziehung einbeziehen.

Jegliche Art von Diskriminierung, Rache oder Vergeltung gegen jemanden, der im guten Glauben einen möglichen Verstoß gegen diese Richtlinie gemeldet hat, oder sich geweigert hat, an Aktivitäten teilzunehmen, die gegen diese Richtlinie verstoßen, ist verboten und wird als schwerwiegendes Disziplinarvergehen behandelt.

Die Geschäftsleitung von Sophos wird die Umsetzung dieser Richtlinie überprüfen, ihre Angemessenheit und Effektivität von Zeit zu Zeit testen und gegebenenfalls Verbesserungen daran vornehmen. Jegliche wesentliche Nichteinhaltung wird den Aktionären im Jahresbericht mitgeteilt.

ARTIKEL 3: VERANTWORTLICHKEITEN

Jeder Einzelne von uns muss eigenverantwortlich für die Einhaltung dieses Kodex sorgen.

Der Vorstand von Sophos wird die Umsetzung und Durchsetzung dieser Richtlinie als oberste Kompetenz überwachen, lässt sich aber diesbezüglich professionell beraten und delegiert Aufgaben, soweit erforderlich an leitende Angestellte und andere Mitarbeiter innerhalb unserer Organisation, soweit erforderlich.

Der Rechnungsprüfungsausschuss von Sophos, oder ein anderes Gremium mit ähnlicher Verantwortung, führen regelmäßig unabhängige Überprüfungen der Einhaltung dieser Politik durch und schlagen erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen oder Verbesserungen vor.

Diese Richtlinie steht online oder gedruckt über unsere HR-Abteilung zur Verfügung und jede/r Sophos Mitarbeiter/in muss sie lesen, gut kennen und strikt einhalten. Bei Eintritt in die Organisation und von Zeit zu Zeit zum Auffrischen und Aktualisieren sind Schulungen über die geltenden gesetzlichen Rechtsvorschriften und Regelungen obligatorisch.

Da sich Gesetze, Verordnungen und Vorgaben für Verträge ändern können, kann diese Richtlinie Änderungen unterliegen. Alle Mitarbeiter/innen, für die diese Richtlinie maßgeblich ist, müssen sich in Bezug auf diese Änderungen selbst auf dem Laufenden halten und diese Änderungen einhalten, ungeachtet dessen, ob diese in einer Version dieser Richtlinie integriert sind.

ARTIKEL 4: VERDACHT ÄUßERN UND SUCHE NACH HILFE

Sophos erwartet von Ihnen, dass Sie verdächtige Aktivitäten unverzüglich und furchtlos melden.

Wir wissen, dass unsere Mitarbeiter/innen und Repräsentanten keine Rechtsgelehrten sind und dieser Kodex soll Ihnen helfen, verdächtige Situationen zu erkennen.

Dieser Kodex fordert Sie dazu auf, Ihren Verdacht unverzüglich zu äußern, wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas Unmoralisches oder Ungehöriges stattfindet, bei dem Sophos involviert ist. Wenn Sie versuchen, wegzusehen, um nicht Zeuge einer Bestechung oder Korruption zu werden, verstoßen Sie bereits gegen diesen Kodex und das Gesetz. Wenn Sie die Meldung eines Verdachts unterlassen, kann dies zu einer Kündigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses führen. Wenn Sie Ihre Anonymität wahren möchten, können Sie dies nach dem nachstehend erklärten Whistleblowing-Verfahren tun. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was zu tun ist, oder Zweifel haben, aber weder sich selbst noch andere in Schwierigkeiten bringen möchten, müssen Sie unseren Justiziar informieren und er wird Sie vertraulich beraten.

Es ist auf jeden Fall besser, Ihren Verdacht auszusprechen als ihn für sich zu behalten. Unser Justiziar kann dann feststellen, ob es dafür eine harmlose Erklärung gibt. Wenn Sie aus welchem Grund auch immer nicht mit unserem Justiziar sprechen möchten, sollten Sie im Whistleblowing-Verfahren nachschlagen, in dem die Namen und Kontaktdaten von Personen in Sophos, mit denen Sie die Angelegenheit vertraulich besprechen können, aufgelistet sind. (Die revidierten Sophos Whistleblowing-Verfahren finden Sie im nachstehenden Artikel 9.)

Wenn Ihnen ein finanzieller oder anderweitiger Vorteil angeboten wird, oder wenn Sie den Verdacht haben, dass jemand innerhalb von Sophos einen nicht angemessenen finanziellen oder anderweitigen Vorteil anbietet oder anbieten möchte, MÜSSEN Sie dies unserem Justiziar unverzüglich mitteilen.

ARTIKEL 5: ZAHLUNGEN AN DRITTE Alle Zahlungen des Unternehmens müssen legal, transparent und korrekt sein.

Zahlungen dürfen nicht so erfolgen, dass sie über eine Bestechung hinwegtäuschen.

Das direkte oder indirekte Anbieten, Versprechen, Autorisieren, Zahlen oder Geben eines finanziellen oder sonstigen Vorteils an eine andere Person (ungeachtet, ob diese ein/e staatliche/r Bedienstete/r ist), um daraus einen ungebührlichen Vorteil zu ziehen, ein Geschäft zu erhalten oder zurückzuhalten, oder um Geschäft einer anderen Person oder Firma zuzuschieben, sind Aktivitäten, die diesem Kodex zuwiderhandeln.

Sophos besteht deshalb darauf, dass: 

  • a) alle Zahlungen, die an eine Person, wie einen Agenten, Repräsentanten oder Vermittler, erfolgen, nicht höher als das angebrachte Entgelt für die legitimen Dienstleistungen sein dürfen, die diese Person erbracht hat;
  • b) kein Agent diese Zahlung, auch nicht teilweise, als Bestechung oder in Zuwiderhandlung zu dieser Richtlinie weiterleiten darf;
  • c) in allen Verträgen mit Partnern, Händlern, Ratgebern, Beratern, Auftragnehmern, Agenten und/oder anderen Vermittlern, die uns repräsentieren, diese einwilligen müssen, keine Bestechungen zu zahlen oder sich sonst wie an Korruption zu beteiligen. Wir müssen uns das Recht vorbehalten, Vereinbarungen mit Repräsentanten zu kündigen, wenn eine Bestechung gezahlt wurde oder Korruption stattgefunden hat;
  • d) jede einzelne unserer Geschäftseinheiten und alle Joint-Venture-Partner, Ratgeber, Berater, Auftragnehmer, Agenten und sonstigen Vermittler, die uns repräsentieren, genaue Aufzeichnungen über die Namen, Anstellungsbedingungen und Zahlungen an alle Personen führen müssen, die sie im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen mit V Juni 2011 7 Behörden, staatlichen und privaten Unternehmen beschäftigt haben. Auf Verlangen müssen uns diese Aufzeichnungen zur Überprüfung durch uns oder unsere bestellten Prüfer zur Verfügung gestellt werden;
  • e) weder unseren Mitarbeitern, Joint-Venture-Partnern, Ratgebern, Beratern, Auftragnehmern, Agenten noch anderen Vermittlern, die uns repräsentieren, erlaubt ist, sich an Bestechung oder einer anderen Form unmoralischer Bereicherung oder Zahlung (einschließlich Gefälligkeitszahlungen und 'Schmiergelder') zu beteiligen, und all diese Personen müssen alle Aktivitäten vermeiden, die zu einem Interessenskonflikt mit dem Geschäft des Unternehmens führen oder darauf hindeuten können;
  • f) wir die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption in allen Rechtssystemen achten, in denen wir tätig sind, insbesondere Gesetze, die sich direkt auf geschäftsbezogene Praktiken beziehen;
  • g) alle Agenten, Repräsentanten und Vermittler ordentlich überprüft werden müssen und einer Sicherheitsprüfung unterliegen, um ihre Eignung zweifelsohne festzustellen, bevor sie von uns benannt werden;
  • h) alle Zahlungen vor ihrer Durchführung von einem Ranghöheren im Unternehmen (Ihr direkter Vorgesetzter) schriftlich genehmigt werden müssen;
  • i) der jeweilige Empfänger eine Quittung darüber ausstellen muss; und
  • j) alle Zahlungen korrekt durch unsere normalen Buchhaltungs- und Finanzverfahren aufgezeichnet werden müssen, ohne Verschleierung oder Verheimlichung der Identität des Empfängers oder des Zwecks für die fragliche Zahlung

Um Zweifel auszuschließen, sind sogenannte Schmiergeldzahlungen verboten. Sophos zahlt keine Schmiergelder irgendwelcher Art. Auch wenn nach den Bestechungsgesetzen in anderen Ländern Schmiergeldzahlungen nicht illegal sind, billigen wir keine Zahlung von Schmiergeldern.

Sophos ist bekannt, dass in verschiedenen Teilen der Welt die Zahlung von Schmiergeldern zum normalen Geschäftsalltag gehört. Sophos lehnt deren Zahlung ab und nimmt auch keine derartigen Zahlungen an.

Wir bestehen auf einer korrekten und ausführlichen Sicherheitsüberprüfung aller, mit denen wir Geschäfte machen, insbesondere jeder Organisation, die unsere Interessen in irgendeiner Befugnis vertritt oder die uns Waren oder Dienstleistungen liefert. Sophos muss in seinem Geschäft genaue Bücher und Aufzeichnungen angemessen detailliert führen. Bei uns werden interne Revisionen und Kontrollen durchgeführt. Alle Zahlungen müssen ordentlich in unseren Konten und Finanzaufzeichnungen verbucht sein. Die Aufzeichnung dieser Zahlungen auf eine Art und Weise, die ihren wahren Grund verschleiert oder nicht den geltenden Normen der Rechnungslegung entspricht, ist nicht erlaubt.

Zahlungen von Auslagen, die im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit in angemessenem Umfang und im guten Glauben entstanden sind, sind durch diesen Kodex nicht verboten, wenn sie direkt in Verbindung mit der Unterzeichnung oder dem Vollzug eines Vertrags oder einer verbindlichen Verpflichtung entstanden sind.

ARTIKEL 6: POLITISCHE UND GEMEINNÜTZIGE SPENDEN UND SPONSORING

Sponsoring, politische und/oder gemeinnützige Spenden müssen vorher genehmigt werden.

Generell gilt, dass Sophos keine Spenden an politische Parteien, Parteifunktionäre und/oder Kandidaten macht. Alle Anfragen für politische Spenden müssen über unseren Justiziar abgewickelt werden. Nur wenn unser Vorstand schriftlich festgelegt hat, dass dies in unserem Interesse ist und auch dann nur, wenn wir uns davon überzeugt haben, dass wir verantwortlich gemäß aller anzuwendenden Gesetze und Veröffentlichungspflichten handeln, geben wir Spenden. Politische Spenden dürfen auf keine Weise als Verschleierung von Bestechung dienen.

Sponsoring und gemeinnützige Spenden können zur Bestechung dienen, wenn sie nicht aus den richtigen und berechtigten Gründen erfolgen. Sophos ist nicht grundsätzlich gegen Sponsoring oder gemeinnützige Spenden. Sophos ist als Unternehmen gern bereit, förderungswürdige Angelegenheiten zu unterstützen jedoch ohne Erwartung von Gegenleistungen oder Einfluss im Gegenzug dazu. Alle Anfragen für Sponsoring müssen über unseren Justiziar abgewickelt werden.

Gleichfalls dürfen gemeinnützige Spenden und Sponsoring nicht zur Verschleierung von Bestechung dienen. Gemeinnützige Spenden und Sponsoring müssen transparent sein und unter Einhaltung der geltenden Gesetze erfolgen. Alle gemeinnützigen Spenden und Sponsoring müssen von unserem Justiziar im Voraus genehmigt werden. Wenn man Sie um eine gemeinnützige Spende, um Sponsoring oder um eine politische Spende bittet, müssen Sie (in jedem Fall und bei jedweder Art oder Bezeichnung) diejenigen, die Sie darum bitten, informieren, dass hierfür ein Genehmigungsverfahren besteht, das Sie befolgen müssen.

Wenn Sie gemeinnützige Arbeiten verrichten oder sich um privates Sponsoring durch Ihre Arbeitskollegen bemühen möchten, teilen Sie dies bitte unserem Justiziar im Voraus mit. Wir verhindern keine privaten Spendensammlungen unserer Mitarbeiter und Kollegen sofern klargestellt ist, dass sie in keiner Relation zu unserem Geschäft stehen. Wenn Sie persönliche Spenden an Wohltätigkeits- oder politische Organisationen machen, oder sich in irgendeiner Form von Sponsoring aus Ihren eigenen Mitteln beteiligen, stellen Sie bitte bei allen Betroffenen klar, dass diese Aktivitäten in keinerlei Zusammenhang mit unserem Unternehmen stehen und dass Sie außerhalb Ihrer Arbeit im eigenen Interesse handeln. In diesem Zusammenhang dürfen Sie keine Ressourcen von Sophos für persönliche Aktivitäten, oder zu deren Unterstützung, verwenden.

ARTIKEL 7: GESCHENKE, BEWIRTUNG UND SONSTIGE AUSLAGEN

Sophos akzeptiert und bietet Bewirtung und Geschenke nur innerhalb eines festgelegten Rahmens und niemals dazu, um einen unrechtmäßigen Vorteil oder Einfluss auf eine Geschäftsentscheidung zu erlangen.

Sophos ist sich bewusst, dass die Zurückweisung einer Einladung eine Beleidigung darstellen kann, was nicht in der Absicht dieser Politik liegt, und dass Bewirtung im täglichen Geschäftsleben weit vertreten ist und akzeptiert wird, ohne als Bestechung ausgelegt zu werden.

Geschenke, Bewirtung und Sponsoring dürfen nur unter Einhaltung dieses Kodex gemacht bzw. entgegengenommen werden. Sie müssen über alle Fälle von angebotener/erhaltener Bewirtung, über alle erhaltenen/abgelehnten Geschenke sowie über alle erhaltenen/abgelehnten Redner- und Autorenhonorare und/oder Honorare aus einer nebenamtlichen Tätigkeit schriftlich Buch führen.

Die Annahme von Einladungen von Geschäftspartnern (außer angebotenen Erfrischungen bei Besprechungen, die in Geschäftsräumen stattfinden) muss vorher durch den Abteilungsleiter schriftlich genehmigt werden. Sie dürfen Einladungen von Geschäftspartnern nur dann annehmen, wenn sie ethisch, moralisch, sozial und politisch einwandfrei sind. Sie dürfen Nichts akzeptieren, was Sie, Ihre Kollegen oder unser Geschäft in Misskredit bringen kann.

Bewirtung, Geschenke oder sonstige Auslagen, die mit Bedingungen verbunden sind, müssen abgelehnt werden. Wenn eine Bewirtung zu dem Versuch oder Zweck erfolgt, einen Geschäftsvorteil zu erlangen oder eine Entscheidung zu beeinflussen (z.B. durch das Schaffen eines Gefühls der Verpflichtung), muss sie abgelehnt werden. Hochwertige Einladungen von Geschäftspartnern sollten höflich abgelehnt werden, es sei denn, dass für die Annahme dieser Bewirtung wichtige geschäftliche Gründe bestehen und diese Bewirtung durch Ihren Abteilungsleiter genehmigt wurde. Wenn der Wert einer Einladung £100 übersteigt, muss in jedem Fall die Genehmigung unseres Justiziars vor Annahme der Einladung von Geschäftspartnern eingeholt werden.

Bei Bedarf kann Sophos die Ausgabenbegrenzungen für Bewirtung und Unterhaltung modifizieren und Sie müssen diese Richtlinien ab dem Datum einhalten, an dem sie eingeführt wurden.

Wenn Sie für Kunden- und Lieferantenbeziehungen in unserem Geschäft verantwortlich sind, dürfen Sie Personen nur aus aufrichtigen Zwecken einladen. Der Wert dieser Einladungen muss angemessen und proportional sein. Üppige Unterhaltung ist bei Sophos nicht erlaubt. Normale Einladungen zum Treffen mit Kunden, zum Bilden von Netzwerken mit Kunden und zur Verbesserung von Beziehungen wird kaum ein Problem bringen, beachten Sie jedoch, dass außergewöhnliche Bewirtung widerrechtlich ist und diesem Kodex und der Gesetzgebung widerspricht.

Wenn Sie eine Einladung anbieten und den Verdacht haben, dass der Empfänger dies als Anreiz missversteht, müssen Sie dies unserem Justiziar melden, damit die entsprechenden Schritte unternommen werden können, um dieses Missverständnis zu korrigieren. Sie müssen die Möglichkeit berücksichtigen, dass die Akzeptanz eines Geschenks oder einer Einladung für den beabsichtigten Empfänger eine Verletzung seiner eigenen Richtlinien und Prinzipien darstellen kann. Sie müssen dem Empfänger deshalb erklären, dass er/sie Ihr Angebot eines Geschenks oder einer Einladung selbstverständlich zurückweisen kann und dass der Empfänger für seine/ihre Teilnahme an einem angebotenen Event auch die Möglichkeit hat, diese auf der Basis anzunehmen, dass er/sie für sich selbst bezahlt.

Einladungen müssen in allen Fällen einen angemessenen Wert haben und dürfen nur im guten Glauben angeboten oder akzeptiert werden. Sie müssen im Zusammenhang mit Sophos Geschäft stehen und gemäß der geltenden lokalen Rechtsprechung gesetzeskonform sein. Die Einladung muss proportional zum geschäftlichen Anteil an dem Event sein. Die Häufigkeit von Einladungen muss sorgfältig überwacht werden, da der Gesamteindruck häufiger Einladungen den Eindruck von Ungehörigkeit erweckt. Einladungen dürfen nicht im Gegenzug zu Gefälligkeiten oder Begünstigungen angeboten oder entgegengenommen werden, oder um behördliche Entscheidungen ungebührlich zu beeinflussen.

Sie müssen in jedem Fall überprüfen, ob das Geben oder Empfangen von Geschenken oder Unterhaltung angebracht und vertretbar ist. Wenn die Absicht oder der Einfluss eines Geschenks, einer Unterhaltung oder anderen Einladung eine tatsächliche oder empfundene Einflussnahme auf eine Person darstellen, müssen Sie sich von unserem Justiziar beraten lassen, bevor Sie es/sie geben oder akzeptieren können.

Unter keinen Umständen dürfen Geschenke, Einladungen oder Unterhaltung einer Person angeboten oder von einer Person akzeptiert werden, mit der wir uns in einem Wettbewerbsszenario befinden (z.B. ein Auftrag wird vergeben und wir bieten auf den Vertrag oder vergeben ihn.)

Alle Arten von Geschenken oder Einladungen für Geschäftspartner, die von einem Bieter angeboten werden, der in einer Beschaffungsausschreibung im Wettbewerb steht, müssen abgelehnt werden und das Angebot muss der für diesen Beschaffungsprozess verantwortlichen Person gemeldet werden.

Das Angebot oder die Annahme von Geschenken, Einladungen oder sonstigen Ausgaben muss auf angemessene und in gutem Glauben entstandene Ausgaben beschränkt werden und darf das Ergebnis einer Beschaffung oder eines anderen Geschäftsvorgangs nicht ungebührlich beeinflussen, oder in diesem Sinne als ungebührliche Beeinflussung auf das Ergebnis ausgelegt werden. Alle Mitarbeiter müssen Buch über angebotene oder akzeptierte Einladungen oder Geschenke führen und diese deklarieren, was innerbetrieblich überprüft wird.

Beim Geben oder Annehmen von Unterhaltung, Geschenken oder Einladungen von Personen, mit denen bislang keine Geschäftsbeziehung bestand, ist besondere Vorsicht geboten. Alle Geschenke, Einladungen und Unterhaltung, die einem ausländischen, öffentlich Bediensteten (egal in welchem Rang) angeboten werden, müssen zuvor von unserem Justiziar schriftlich genehmigt werden.

An Drittparteien darf keine Geldzuwendung in Form einer Einladung oder Unterhaltung erfolgen. Allgemein ist das Geben von Werbegeschenken mit geringem Geldwert, wie Kaffeebechern, Golfbällen, Kalendern oder ähnlichen Artikeln mit dem Firmenlogo, die aus Werbe- oder Erinnerungszwecken verteilt werden und/oder Geschenke von geringem Geldwert erlaubt, im Zweifelsfall fragen Sie zuerst bei unserem Justiziar nach. Sie dürfen Geschenke, die von Dritten bezahlt wurden, nur dann akzeptieren und behalten, wenn diese einen sehr geringen Wert haben, wie beispielsweise Schirme, Stifte, Kalender und kleinere Markenartikel. Andere Geschenke müssen zunächst höflich bis zur schriftlichen Genehmigung durch unseren Justiziar zurückgewiesen werden.

Sophos hat keinerlei Absicht, die Personen, die ein derartiges Geschenk anbietet, zu beleidigen und Sie müssen klarstellen, dass Sie keine andere Möglichkeit haben, als diesen Kodex einzuhalten und das Geschenk gern annehmen werden, sobald der Justiziar von

Sophos dies genehmigt hat. Alle Versuche, die Objektivität unserer Leute durch Anbieten wertvoller Geschenke oder anderer Anreize zu untergraben, müssen unserem Justiziar unverzüglich gemeldet werden.

In seltenen Fällen, würde das Ablehnen eines Geschenks wahrscheinlich als größere Beleidigung empfunden werden (z.B. von ausländischen Würdenträgern oder Religionsführern). Unter diesen Umständen kann das Geschenk akzeptiert werden und muss dann an eine Wohltätigkeitsorganisation gespendet werden (was im Geschenkeregister eingetragen werden muss).

Sophos respektiert, dass Sie gelegentlich unaufgefordert symbolische Geschenke von Marketingabteilungen erhalten, wie beispielsweise Kalender zu Weihnachten. Sie müssen sich über den Eindruck bei Dritten im Klaren sein, wenn Sie diese Artikel ausstellen oder verwenden, da dies möglicherweise als Loyalität einem Lieferanten gegenüber ausgelegt werden kann.

Weder Sie noch Mitglieder Ihrer Familie dürfen ‚persönliches„ direktes Sponsoring von Dritten entgegennehmen, mit denen Sophos in Geschäftsverbindung steht.

Allgemein gilt die Regelung, dass Sophos nicht für die Reisen oder für andere Ausgaben Dritter aufkommt. Sollte es für eine Abweichung von dieser Regel einen legitimen Grund geben, müssen Sie zuvor die schriftliche Genehmigung unseres Justiziars einholen. Reiseauslagen, die Dritten angeboten werden, müssen in einem vertretbaren Umfang sein, im guten Glauben und im Zusammenhang mit unserem Geschäft angeboten werden und müssen gemäß der geltenden lokalen Rechtsprechung gesetzmäßig sein. Für die Erstattung von Auslagen muss der entsprechende Nachweis über die Zahlung (z.B. Quittung) erbracht werden und wo immer möglich, muss diese direkt an den jeweiligen Dienstleister (beispielsweise eine Fluggesellschaft), an die involvierte ausländische Regierung oder Behörde und nicht an eine Einzelperson gezahlt werden.

Diese Ausgaben dürfen nicht den Umfang übersteigen, der für den Geschäftszweck angemessen ist; beispielsweise sind luxuriöse Unterkünfte und Ausgaben für Ehegatten und Kinder oder Abstecher streng verboten.

ARTIKEL 8: SORGFALTSPFLICHT (DUE DILIGENCE)

Wir machen nur Geschäfte mit Personen, die wir überprüft haben.

  Bevor Sie eine Geschäftsbeziehung mit Dritten beginnen, müssen Sie diese überprüfen. Sophos muss sich darauf verlassen können, dass diese Drittpartei das ist, was sie von sich behauptet. Wir müssen wissen, dass diese Drittpartei nicht heimlich jemanden vertritt, von dem uns nichts bekannt ist. Sophos muss sich auch darauf verlassen können, dass diese Drittpartei unser Engagement zur Bekämpfung von Bestechung teilt.

Mit allen Dritten, mit denen wir Geschäft betreiben, muss Sophos einen schriftlichen Vertrag abschließen. Dazu gehören alle, die Sophos repräsentieren bzw. Dienstleistungen für uns leisten, wie auch diejenigen, mit denen wir Handel treiben. Bevor wir eine vertragliche Beziehung eingehen, müssen wir eine Due-Diligence-Überprüfung durchführen.

Vor dem Aufnehmen einer Geschäftstätigkeit mit Dritten müssen Sie das Risiko dieser Geschäftstätigkeit bewerten. Sie müssen aufgrund dieser Risikobewertung die Ebene der Überprüfung festlegen, die für diese Drittpartei durchgeführt wird - je größer das Risiko, desto sorgfältiger muss diese Überprüfung durchgeführt werden; jedoch muss die Überprüfung in jedem Fall sorgfältig und wachsam sein.

Für jede Geschäftsbeziehung oder Partnerschaft mit Dritten muss vor Beginn ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen werden, in dessen Bedingungen festgelegt wird, dass diese Drittpartei diesen Kodex und die Gesetze, Richtlinien und Verfahrensweisen zur Bekämpfung von Bestechung des Landes, in dem diese Drittpartei operiert und die Gesetzgebung in GB einhalten muss. Diese Verträge müssen auch gestatten, dass Sophos die Erfüllung durch gelegentliche Überprüfungen der Drittpartei nachprüft.

(Zu einer Drittpartei gehören alle Personen, Organisationen, Firmen und Unternehmen, die keine Sophos-Unternehmen sind und nicht zur Sophosgruppe gehören. Insbesondere alle Personen, Organisationen, Firmen und Gesellschaften, die Dienstleistungen für Sophos erbringen oder als Drittpartei an einer geschäftlichen Aktivität für uns beteiligt sind. Mitarbeiter der Sophos Unternehmensgruppe sind in diesem Sinne keine Dritte.)

ARTIKEL 9: FINANZBUCHUNGEN UND REVISION

Alle Finanztransaktionen müssen ordentlich und fair verbucht werden.

Sophos hält alle Normen der Rechnungslegung und Richtlinien ein. Sophos ist verpflichtet, Bücher, Aufzeichnungen und Konten zu erstellen und zu führen, die unser Geschäft, unsere Vermögenswerte und Verbindlichkeiten genau und fair widerspiegeln. Dementsprechend müssen alle Zahlungen und Geschenke, so klein sie auch sein mögen, in unseren Konten genau verbucht werden.

Alle finanziellen Transaktionen müssen ordentlich und fair in den entsprechenden Kontobüchern verbucht werden und der Geschäftsführung und, sofern zutreffend, oder einem entsprechenden Gremium wie auch externen Prüfern zur Überprüfung zur Verfügung stehen. Es obliegt Ihrer Verantwortlichkeit, sicherzustellen, dass Zahlungen, die Sophos an Dritte leistet, keine Bestechung ist und dass der jeweilige Empfänger ein rechtmäßiger bona fide Empfänger der betreffenden Zahlung ist. Es darf keine Zahlungen „an den Büchern vorbei“ oder von geheimen Konten geben. Es dürfen niemals Unterlagen erstellt werden, in denen die Transaktionen, auf die sie sich beziehen, nicht ordentlich und fair aufgezeichnet werden.

Sophos setzt mit internen und externen Prüfern voneinander unabhängige Revisionssysteme ein, um Transaktionen zu ermitteln, die dieser Richtlinie zuwiderhandeln. Sophos hält alle Gesetze und Vorschriften ein, einschließlich des Verbots, jede Art einer Bestechungszahlung von zu versteuernden Einnahmen abzuziehen. Die Verschleierung der Herkunft von illegal erhaltenen Mitteln ist nicht erlaubt. Jeder diesbezügliche Versuch ist ein Disziplinarvergehen und kann eine Kündigung zur Folge haben.

ARTIKEL 10: VERTRAULICHE MELDUNG VON VERDACHT (WHISTLEBLOWING)

Sie müssen verdächtige Aktivitäten melden und dies wird keine nachteiligen Folgen für Sie haben.

Sophos hat sich verpflichtet, ihr Geschäft mit Ehrlichkeit und Integrität zu führen und wir erwarten von unserer Belegschaft, dass sie unsere hohen Normen wahrt. Wie bei allen anderen Organisationen besteht auch für uns das Risiko, dass von Zeit zu Zeit etwas falsch läuft, oder dass sich unwissentlich illegales oder unmoralisches Verhalten eingeschlichen hat. Zur Vermeidung derartiger Situationen und um ihnen zu begegnen, wenn sie entstehen, ist eine Kultur der Offenheit und Zuverlässigkeit ausschlaggebend.

Die Ziele dieser Richtlinie sind:

  • (1) Die Mitarbeiter/innen zu ermutigen, einen Verdacht auf unlauteres Verhalten so schnell wie möglich zu melden und dabei zu wissen, dass nicht nur ihre Besorgnis ernst genommen und der Anlass dementsprechend untersucht, sondern dass auch ihre Vertraulichkeit respektiert wird.
  • (2) Den Mitarbeitern Hilfe zur Verfügung zu stellen, wie sie diese Verdachtsmomente äußern können.
  • (3) Den Mitarbeitern zuzusichern, dass sie berechtigten Verdacht im guten Glauben äußern können, ohne Befürchtung von Repressalien, auch in Fällen, in denen sich herausstellt, dass er unbegründet war.

Diese Richtlinie gilt für alle Personen auf allen Ebenen der Organisation, einschließlich Direktoren, leitenden Angestellten, Managern, Angestellten, Beratern, Auftragnehmern, Auszubildenden, Heimarbeitern, Teilzeitkräften und Arbeitnehmern mit Zeitvertrag, Aushilfskräften und Leiharbeitnehmern sowie ehrenamtlichen Mitarbeitern (in dieser Richtlinie allgemein als "Mitarbeiter" bezeichnet).

“Whistleblowing” ist das Weitergeben von Informationen, das sich auf einen Verdacht auf unlauteres Verhalten oder eine Gefahr am Arbeitsplatz bezieht. Dazu können gehören:

  • (A) Kriminelle Aktivitäten;
  • (B) Justizirrtum;
  • (C) Gefahr für Gesundheit und Sicherheit;
  • (D) Umweltschäden;
  • (E) Nichteinhaltung rechtlicher oder beruflicher Verpflichtungen oder von behördlichen Auflagen;
  • (F) Finanzbetrug oder Missmanagement;
  • (G) Fahrlässiges Verhalten;
  • (H) Verstoß gegen unsere internern Richtlinien und Verfahrensweisen;
  • (I) Verhalten, das sich voraussichtlich rufschädigend für uns auswirken kann;
  • (J) Nicht genehmigte Veröffentlichung vertraulicher Informationen;
  • (K) Andere auf den Arbeitsplatz bezogene Bedenken;
  • (L) Die vorsätzliche Verheimlichung einer der obigen Angelegenheiten.

Ein Whistleblower ist eine Person, die im guten Glauben einen berechtigten Verdacht in Bezug auf eines der Vorgenannten äußert. Wenn Sie einen berechtigten Verdacht auf unlauteres Verhalten oder eine Gefahr haben, die Auswirkungen auf unsere Aktivitäten haben (ein "Whistleblowing-Verdacht"), müssen Sie dies gemäß dieser Richtlinie melden. Diese Richtlinie gilt nicht für Beschwerden über Ihre eigenen, persönlichen Umstände, wie beispielsweise die Art und Weise, wie Sie bei der Arbeit behandelt werden. In diesen Fällen müssen Sie die Sophos Beschwerdeverfahren anwenden, oder Ihre Anliegen gemäß unseren anderen Richtlinien vorbringen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob etwas in den Rahmen dieser Richtlinie fällt, sollten Sie Rat bei Ihrem lokalen Human Resources Manager suchen.

Sophos hofft, dass Sie Ihren Verdacht in vielen Fällen bei Ihrem direkten Vorgesetzten vorbringen können. Sie können ihn persönlich vorbringen, oder wenn Sie dies vorziehen, auch schriftlich. Er/sie findet möglicherweise einen Weg, um Ihren Verdacht schnell und effektiv aufzuklären. Zuweilen müssen Sie die Angelegenheit an Ihren lokalen Human Resources Manager weiterleiten.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass Ihr direkter Vorgesetzter Ihren Verdacht nicht genügend beachtet, oder Sie aus welchem Grund auch immer ihn/sie nicht einbeziehen möchten, und die Angelegenheit ernst ist, müssen Sie sich an einen der Folgenden wenden:

  • Ihrem lokalen Human Resources Manager,
  • Den Sophos Justiziar,
  • Ein Mitglied des Sophos Senior Management Teams (SMT) oder
  • Einen Direktor von Sophos.

Sophos vereinbart mit Ihnen ein Treffen so bald wie möglich, um Ihren Verdacht zu erörtern. Gemäß dieser Richtlinie können Sie zu jedem Meeting einen Kollegen oder eine Vertrauensperson mitbringen. Ihre Begleitung muss die Vertraulichkeit Ihrer Informationsweitergabe und aller nachfolgenden Untersuchungen respektieren. Sophos wird eine schriftliche Zusammenfassung Ihres Verdachts erstellen und Ihnen nach dem Meeting ein Exemplar zustellen. Wir werden auch versuchen, Ihnen grob zu erklären, wie wir voraussichtlich mit der Angelegenheit umgehen werden.

Sophos hofft, dass sich seine Mitarbeiter durch diese Richtlinie in der Lage fühlen, Whistleblowing-Verdacht offen auszusprechen. Wenn Sie Ihren Verdacht jedoch vertraulich äußern möchten, werden wir alles tun, um Ihre Identität geheim zu halten. Sollte es für jemanden, der Ihren Verdacht untersucht, nötig sein, Ihre Identität zu kennen, werden wir dies mit Ihnen besprechen.

Sophos rät seinen Mitarbeiter/innen nicht zur anonymen Aufdeckung, da sich jede ordentliche Untersuchung dadurch schwieriger gestaltet oder unmöglich ist, wenn wir Sie um keine wir Sie auch um keine zusätzlichen Informationen bitten können. Es ist auch schwieriger festzustellen, ob Anschuldigungen glaubhaft sind und im guten Glauben gemacht wurden. Whistleblower, die mögliche Repressalien fürchten, wenn ihre Identität bekannt wird, sollten sich an ihren lokalen Human Resources Manager, an Whistleblowing oder eine der oben angeführten Kontaktpersonen wenden, damit entsprechende Maßnahmen getroffen werden, um die Vertraulichkeit zu wahren.

Im Zweifelsfall können Sie sich über [unsere vertrauliche Beratungshotline] oder die vertrauliche Hotline von Public Concern at Work, der unabhängigen WhistleblowingWohlfahrtseinrichtung, beraten lassen. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Richtlinie.

Ziel dieser Richtlinie ist, interne Mechanismen zur Meldung, Untersuchung und Behebung von unlauterem Verhalten am Arbeitsplatz zu bieten. In den meisten Fällen sollte es nicht nötig sein, dass Sie sich an jemanden Außerbetrieblichen wenden. Das Gesetz sieht vor, dass es in verschiedenen Fällen angebracht ist, dass Sie Ihren Verdacht einem externen Gremium wie einer Behörde melden. Die Einschaltung von Medien ist selten, wenn überhaupt, angebracht. Sophos rät Ihnen dringend, sich beraten zu lassen, bevor Sie externen Personen gegenüber einen Verdacht aussprechen. Die unabhängige Whistleblowing-Wohlfahrtseinrichtung, Public Concern at Work, unterhält eine vertrauliche telefonische Anlaufstelle. Sie können Ihnen auch eine Liste der für die verschiedenen Arten von Verdacht vorgeschriebenen Behörden geben. Ihre Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Richtlinie.

Whistleblowing-Verdacht bezieht sich normalerweise auf das Verhalten unserer Mitarbeiter, jedoch auch manchmal auf die Aktivitäten von Dritten, wie beispielsweise eines Kunden, Lieferanten, Dienstleisters, Partners oder Händlers. Nach dem Gesetz können Sie einen Verdacht im guten Glauben gegen eine Drittpartei aussprechen, wenn Sie begründetermaßen annehmen, dass diese sich hauptsächlich auf deren Aktivitäten oder eine ihrer legalen Verantwortlichkeiten bezieht. Sophos rät Ihnen jedoch, diesen Verdacht zuerst intern zu äußern. Für Hilfe hierbei sollten Sie sich an Ihren direkten Vorgesetzten oder eine andere in diesem Kodex genannte Person wenden.

Nachdem Sie einen Verdacht geäußert haben, führt Sophos eine erste Bewertung durch, um den Umfang der erforderlichen Untersuchungen festzustellen. Wir werden Sie über den Ausgang unserer Bewertung informieren. Wenn wir weitere Informationen benötigen, müssen Sie eventuell an zusätzlichen Besprechungen teilnehmen.

Verschiedentlich kann Sophos einen Ermittler oder ein Untersuchungsteam einsetzen, zu dem auch Mitarbeiter mit entsprechender Erfahrung bei Untersuchungen gehören können, oder die Experten für die Materie sind. Diese/r Ermittler gibt/geben uns möglicherweise Empfehlungen zu Veränderungen, um das Risiko von unlauterem Verhalten für die Zukunft zu minimieren.

Sophos wird Sie so weit wie möglich über den Fortschritt der Untersuchung und ihre voraussichtliche Dauer informiert halten. Aus Gründen der Vertraulichkeit können wir Ihnen jedoch nicht immer die Einzelheiten einer Untersuchung oder einer daraus resultierenden Disziplinarmaßnahme mitteilen. Sofern nicht anderweitig ausdrücklich bestätigt, müssen Sie alle Informationen über eine Untersuchung vertraulich behandeln.

Sollten wir herausfinden, dass ein Whistleblower böswillig, arglistig oder zum Erlangen eines persönlichen Vorteils falsche Anschuldigungen erhoben hat, werden Disziplinarmaßnahmen gegen diesen Whistleblower eingeleitet. Wenn dieser Mitarbeiter bzw. diese Mitarbeiterin seine/ihre falschen Beschuldigungen aufrechterhält, wird er/sie wahrscheinlich fristlos und ohne Zahlung einer Abgeltung gekündigt.

Auch wenn Sophos nicht immer den von Ihnen angestrebten Ausgang garantieren kann, versuchen wir, Ihren Verdacht fair und angemessen zu handhaben. Sie können uns durch die Anwendung dieser Richtlinie dabei helfen.

Wenn Sie nicht glücklich darüber sind, wie Ihr Verdacht gehandhabt wurde, können Sie ihn bei einem der anderen in dieser Richtlinie erwähnten Hauptkontakte vorbringen. Alternativ können Sie sich an den Sophos Justiziar oder unsere externen Prüfer wenden. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Richtlinie.

Schutz und Hilfe für Whistleblower

Es ist verständlich, dass Whistleblower manchmal über mögliche Konsequenzen besorgt sind. Sophos möchte Offenheit unterstützen und wird seine Mitarbeiter, die einen berechtigten Verdacht im guten Glauben gemäß dieser Richtlinie aussprechen immer unterstützen, auch wenn sich dieser als unbegründet herausstellt. Unsere Mitarbeiter dürfen keiner nachteiligen Behandlung aufgrund einer Verdachtsäußerung im guten Glauben ausgesetzt sein. Zu nachteiligen Behandlungen gehören Entlassung, Disziplinarmaßnahmen, Drohungen oder andere Benachteiligungen im Zusammenhang mit einer Verdachtsäußerung. Wenn Sie glauben, dass Ihnen eine derartige Behandlung widerfahren ist, müssen Sie Ihren lokalen Human Resources Manager sofort darüber informieren. Wenn die Angelegenheit nicht bereinigt wurde, sollten Sie diese formell über unser Beschwerdeverfahren vorbringen.

Unsere Mitarbeiter dürfen Whistleblower in keiner Weise bedrohen oder Vergeltung an ihnen üben. Gegen jeden, der an einem derartigen Verhalten beteiligt ist, werden Disziplinarmaßnahmen eingeleitet.

Der Vorstand von Sophos trägt die Gesamtverantwortung für diese Richtlinie und für die Überprüfung der Effektivität von Maßnahmen, die als Reaktion auf einen gemäß dieser Richtlinie geäußerten Verdacht durchgeführt wurden. Verschiedene leitende Angestellte von Sophos haben Verantwortung für die Umsetzung dieser Richtlinie im Tagesgeschäft und müssen sicherstellen, dass alle Manager und sonstigen Mitarbeiter, die mit Verdachtsmomenten oder Untersuchungen gemäß dieser Richtlinie zu tun haben, regelmäßig und ordnungsgemäß geschult werden.

Der Human Resources Manager und der Justiziar von Sophos überprüfen diese Richtlinien mindestens einmal jährlich aus rechtlicher und operativer Perspektive.

Alle Sophos Mitarbeiter sind Sie für die erfolgreiche Umsetzung dieser Richtlinie verantwortlich und müssen sie für die Mitteilung über eine vermutete Gefahr oder ein vermutetes unlauteres Verhalten anwenden. Wir laden unsere Mitarbeiter ein, ihren Kommentar zu dieser Richtlinie zu geben und auf Möglichkeiten hinzuweisen, wie sie verbessert werden kann. Kommentare, Vorschläge und diesbezügliche Fragen richten Sie bitte an Ihren lokalen Human Resources Manager oder an den Justiziar von Sophos. Bei Fragen oder Bedenken in Bezug auf diese Richtlinie wenden Sie sich bitte an den Sophos Justiziar: jonathan.waltho@sophos.com .